GTD时间管理

如何用Doit.im实现43Folders

字号+ 作者:hanyufeng 来源: 2015-08-09 21:12:11 我要评论( ) 阅读:

什么是43Folders?简单说就是用来存放备忘事项的43个文件夹,分为代表每月1日到31日的31个文件夹,以及12个代表月份的文件夹,31+12=43,所以叫43 folders,简称43f。...

一、什么是43Folders:
简单说就是用来存放备忘事项的43个文件夹,分为代表每月1日到31日的31个文件夹,以及12个代表月份的文件夹,31+12=43,所以叫43 folders,简称43f。具体看GTD经典《搞定:无压工作的艺术》就能知道怎么用。 
使用时把暂时不做,又怕自己忘记的工作,放到对应的文件夹。比如可能10月份要做的,先夹到10月文件夹里;到了9月底,把10月文件夹里的工作取出来,分配到1-31的每天文件夹,按次序每天拿一个文件夹出来,放到工作篮 inbox,如此反复。 

二、为什么要43Folders:
以我个人的理解,43f的存在是为了两个目的:
1、专注,只有把杂七杂八的事安排好,大脑才能更专注于现在的事。43f是一个简单可靠的系统,它能让你觉得“好了,事情到时候一定会处理,现在可以专注手上的事了”。
2、只有当你把事情排入计划,才有可能实现。43f没有别的空间,任何一个工作都必须落到一个时间范围内,会让你更加专注计划排程,从而实现对自己更好的管理。

三、Doit.im的任务处理类别:

我个人目前的管理工具已经数字化了,手机+PC同步为主,目前选用的GTD工具是Doit.im,它是一款比较忠实的按GTD原则来做的管理软件,而且可以在各个平台中实时同步。比如在处理收集箱的任务时,我们可以选择:

  • 今日待办
  • 下一步行动
  • 明日待办
  • 日程
  • 将来/也许
  • 等待

Doit.im最为方便的一点就是自动排期,这一点我原来使用Evernote很难做到。比如定在2月19号要处理的工作,2月18日会自动进入“明日待办”,到了2月19日会进入“今日待办”,要是一直不完成,就会一直留在“今日待办”,直到你完成或改期。
我在手机桌面上添加了几个小组件(Android手机才可以,这是我弃用iphone的原因之一),一目了然,非常方便:

这样,我随时有任务会记入收集箱,可以在闲时手机处理或在电脑上写完晨间日记时排程,而大部分时间是专注于“今日待办”的事项,也可以瞄一眼“明日待办”或点击Widgets进入主界面看更细致的项目和目标。因为我是数码控,对软件应用小有心得,这些工具让我处理任务行云流水,也更加专注。 

四、如何用Doit.im实现43 Folders
现在可以知道,如果有具体的排期,可以直接把任务放到指定日期就好了,因为到期Doit.im自然会提醒你,这就是非常好的43f中的31个文件夹了。问题在于,我有很多任务进入了“下一步行动”或者“将来/也许”中,并没有排期,年底我做回顾时,发现很多重要但不紧急的任务都沉默了。时间管理是为了行动的,如果空有清单而不行动,那有什么意义?

现在,我找到了一个合适的办法:
每个月固定一天,将“下一步行动”、“将来/也许”中今年会有行动的任务排在这一天,相当于12个月份文件夹
1、假定你有一个固定的回顾周期,我是每周日回顾,而且设定了每月1号来做计划;
2、把你本周排到“下一步行动”要做的任务,“将来/也许”中今年会有行动的任务,选择到某一周的周日,或者干脆哪个月的1号;
3、到了周日或1号你的今天行动会非常多,不要紧,这时如果有了具体日程,你就可以排好了。

用这个办法,不仅收集箱常空,而且下一步行动也常空,我们要做的就非常简单了:
每天用Doit.im的优先级功能,点“闪电”图标,把最重要的工作先标出来搞定,吃青蛙!蕃茄钟!无敌星星!随便什么工作法都好!

有人说有些工作还是老存在怎么办,那就要问下自己了:
是否真正把这个行动做成了下一步行动,比如任务是“提取公积金”,远不如“下载公积金表格”“预约银行排队”“办理提取手续”这些分解行动好。是否真的是重要任务,不是就继续往后排,下周不行就下月;只是一时的想法,换个地方归档吧, 比如印象笔记;

五、给Doit.im的建议
是否可以在“日程”的日历表上方,直接出现12个月份呢,放入这些月份的任务,到了每月用户指定的回顾日就会出现,这样做,43F就用Doit.im完整实现了。
另,目前日历的圆点和箭头点击区太小了,老是点不准。

结语:
工具是标准的,但个人的使用方法是适合自己的最好。如果是趁手的工具,就把它用好用熟,不断打磨,用到行云流水。

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